Как создать PDF форму. Шаг за шагом

Создать электронные формы PDF можно на основе исходного файла, бумажного оригинала формы или "с нуля", самостоятельно разрабатывая дизайн или используя готовые шаблоны. Подробно создание форм различными методами рассмотрено в этой статье.

 

Формы PDF – это универсальное средство для получения информации. Электронные формы могут заменить традиционные бумажные в таких областях, как анкет для получения документов, трудоустройства, проведение опросов и так далее. Кроме того, формы PDF могут быть использованы для создания бланков заказа товара, чеков, расписаний. Широкая область применения форм PDF обусловлена возможностью менять и настраивать под собственные нужды множество параметров интерактивных элементов, а также большую роль играют неограниченные возможности разработки дизайна формы.

 

Создание элементов формы в Adobe Acrobat

 

Форма может быть получена на основе существующего текстового или графического файла, а также на основе бумажного прототипа. В обоих случаях Adobe Acrobat автоматически распознает форму, соответственно, либо из файла, либо из результата сканирования, и сохраняет расположение элементов (например, текстовые поля в ячейки таблицы). Затем пользователь может переместить, удалить эти объекты, поменять их свойства, а также добавить новые. Для того чтобы добавить новые интерактивные элементы в форму, нужно нажать на кнопку Add New Field (Добавить новое поле) и выбрать нужный объект, или выбрать его с помощью контекстного меню, щелкнув правой кнопкой мыши на свободном от других элементов участке формы. Существуют следующие типы интерактивных элементов: текстовые поля, чекбоксы, радио-кнопки, списки, выпадающие списки, кнопки, поля для цифровой подписи (для обеспечения дополнительной защиты документа), а также бар-коды (для сбора информации с заполненных и распечатанных форм PDF).

 

В редакторе форм программы Adobe Acrobat доступны различные типы интерактивных элементов

После того, как нужный элемент выбран, его следует расположить в желаемом месте, а затем, если требуется, можно изменить его размер. Для удобства размещения элементов формы рабочая область снабжена линейками, кроме того, пользователь может включить через контекстное меню отображение сетки (Grid). Теперь можно приступить к основной операции – изменению свойств объекта. Настройки объекта могут различаться в зависимости от его типа. Наиболее общие и доступные из контекстного меню объектов – переименование поля (Rename Field) (имя поля имеет значение во время создания формы, конечный пользователь его не увидит), назначение его необходимым для заполнения (Set as Required Field), а также центрирование по вертикали, горизонтали или одновременно по вертикали и горизонтали (Center Vertcally/Horizontally/Both). В случае если требуется создать несколько одинаковых по типу и размеру объектов (к примеру, текстовых полей и списков), это можно сделать двумя способами. Сначала создается и должным образом настраивается объект-оригинал, на основе которого будут созданы его копии. В первом случае можно создать так называемые "клоны" объекта простым перетаскиванием его на новое место при нажатой клавише Ctrl. В этом случае получится два совершенно одинаковых элемента с одинаковыми именами. Важно отметить, что пока они будут иметь одно и то же название, все изменения, производимые пользователем с одним объектом, будут одновременно повторяться и с другим. Если этого не требуется, нужно просто переименовать созданного "клона". Второй вариант – выбрать с помощью контекстного меню объекта пункт создания множественных полей (Place Multiple Fields). Откроется окно настройки, в котором выбирается количество новых элементов этого типа и их расположение (расстояние между элементами и абсолютное смещение элементов на листе). После нажатия кнопки OK на листе появятся новые элементы уже с уникальными названиями, то есть не зависящие друг от друга. Все созданные на страницах формы элементы вносятся в общую иерархию, представленную в окне Fields (Поля) слева.

 

Все созданные на страницах формы элементы вносятся в общую иерархию, представленную в окне Fields слева

С его помощью можно отсортировать элементы, поменять их место в иерархии, получить быстрый доступ к их свойствам.

Настройка элементов формы в Adobe Acrobat

 

Получить доступ к окну настройки свойств элемента можно с помощью контекстного меню (пункт Properties (Свойства)) или с использованием комбинации "горячих клавиш" Ctrl+I. Как уже упоминалось выше, вид окна настройки свойств зависит от типа элемента. В самом полном варианте оно состоит из 7 вкладок – General (Общие), Appearance (Внешний вид), Options (Опции), Actions (Действия), Format (Формат), Validate (Проверить), Calculate (Вычислить). Вкладка General позволяет задать имя объекта, подсказку, задать видимость, ориентацию (повернуть элемент), отметить объект как необходимый для заполнения или только для чтения. С помощью вкладки Appearance настраиваются границы и цвета объекта, а также используемый шрифт. Вкладка Options является основной и наиболее зависимой от типа объекта. Для выпадающего списка она служит для создания вариантов выбора. Каждый пункт вписывается в поле Item (Пункт) и после нажатия кнопки Add (Добавить) попадает в список пунктов (Item List). Выбранный в списке щелчком мыши пункт становится выбором по умолчанию и показывается пользователю в списке до его раскрытия. Здесь же можно отсортировать варианты, а также позволить пользователю добавить собственный (можно задать проверку орфографии для таких случаев). К примеру, для обычного списка здесь же задается возможность сделать множественный выбор, который отсутствует для выпадающего списка. Для текстового поля существует возможность ограничить количество вводимых символов, задать текст по умолчанию, который показывается пользователю до заполнения этого поля. Для кнопок, чекбоксов, радио-кнопок во вкладке Options осуществляется управление их стилем.




 

Стиль радио-кнопки может быть легко изменен в опциях

Следующая вкладка – Actions – позволяет задать событие на определенное действие пользователя. Выбирается триггер (например, клик мышкой) и само действие (это может быть переход на какую-то страницу, действие с мультимедиа и так далее). Данная вкладка особенно актуальна при создании разного рода кнопок. С помощью вкладки Format для выпадающего списка (в случае ввода пользователем собственного варианта) или текстового поля задается исходный формат вводимой информации, то есть обозначается, что это поле служит для ввода чисел, даты, времени или другой специальной информации. Вкладки Validate и Calculate также доступны только для выпадающего списка и текстового поля. Первая позволяет запустить собственный скрипт (JavaScript), проверяющий и ограничивающий диапазоны, значения, символы, вводимых пользователем данных. Вторая служит для проведения операций с данными, введенными пользователем в определенные поля, а также для настройки отображения результатов в форме. Следует выбрать математическое действие (сложение, умножение, вычисление среднего минимального или максимального значения) и указать поля с необходимыми для проведения операции числами. Кроме того, можно использовать дополнительные скрипты.

 

Использование программы LiveCycle Designer ES

 

Входящая в комплект поставки Adobe Acrobat Pro и Extended программа LiveCycle Designer позволяет создавать формы с чистого листа или использовать стандартные шаблоны в удобном мастере создания форм. Они подразделяются на несколько категорий – пустые листы различных форматов (A3, A4, Letter и так далее) и несколько групп стандартных шаблонов, отличающихся по дизайну. Среди них есть шаблоны регистрационных форм, форм для трудоустройства, чеков, расписаний и прочего. После выбора подходящего шаблона, мастер создания формы предложит ввести основную информацию – название компании, ее адрес и контактные данные, а также загрузить логотип. Все это также можно проделать и после создания формы. На этом работы мастера заканчивается и генерируется форма, основанная на шаблоне и первичных данных. В полученной форме можно легко поменять слова, переставить интерактивные элементы, сменить их тип и так далее, то есть подстроить готовую форму под собственные нужды.

 

Если готовые шаблоны не подходят или же нужно будет внести слишком много изменений, то можно создать свою форму в LiveCycle Designer "с нуля". В этом случае мастер предложит выбрать размер и количество страниц формы, и их ориентацию. Когда это будет сделано, страница появится в рабочей области программы. Для удобства пользователей, страницы размечены на небольшие квадраты, с помощью которых легко расположить элементы формы в нужном месте (например, на одной линии или симметрично). Чтобы не загружать рабочую область, сами квадраты не показываются, ориентироваться следует на точки, обозначающие их углы. Наверху и слева от страницы расположены линейки с ценой деления в один такой квадрат.

Разметка рабочей области и линейки позволяют точно разместить объекты на странице

Для того чтобы добавить в форму нужный элемент следует выбрать его либо с помощью главного меню Insert – Standard (Вставить – Стандартные), либо используя библиотеку объектов в окне справа. Объекты же собраны в несколько групп – My Favorites, Standard, Custom, Barcodes (Мои избранные, Стандартные, Специальные, Бар-коды). Состав каждой группы может быть изменен пользователем. По умолчанию наиболее полный список важных объектов находится в группе Стандартные. Существует два вида объектов – объекты для создания собственно формы, а также для ее заполнения пользователями. К первым относятся текстовые надписи, рисунки, линии, прямоугольники и овалы, таблицы. Ко вторым – интерактивные элементы – кнопки, радио-кнопки, чекбоксы, текстовые поля, поля для цифровой подписи и другие элементы.

Выбранный объект располагается на странице в нужном месте, кроме того, можно изменить его размер, а также опции. Для каждого объекта они различные. Для изменения опций служат специальные палитры, которые вызываются через контекстное меню объекта Palettes – Layout/Border/Object/Font/Paragraph/Accessibility (Палитры – Положение/Граница/Объект/Шрифт/Абзац/Доступность). Кроме того, эти палитры можно установить из главного меню – Window (Окно). Так, Layout отвечает за размеры и расположение объекта на странице, а Border – за границы и заливку объекта. Например, текстовое поле можно заключить в рамки различных стилей, задать цветовую заливку (обычную или градиентную). С помощью Object задаются главные свойства каждого объекта. Здесь же можно поменять тип используемого элемента, задать название и так далее. В зависимости от типа элемента, настраиваются различные параметры. В целом, свойства объектов аналогичны описанным выше, которые применяются при создании формы с помощью Adobe Acrobat. Палитры Font и Paragraph служат для форматирования текста – выбирается шрифт, его размер, стиль, настраивается выравнивание строк абзаца и прочее. Наконец, Accessibility позволяет ввести дополнительный текст с подсказкой пользователям, который появляется во всплывающем окне при наведении курсора на элемент.

Заключительный этап создания формы

После создания формы тем или иным способом наступает важный этап – рассылка ее адресатам и получение от них ответов. Для этого используется функция Distribute Form (Распространить форму), с помощью которой автоматизируется рассылка. От пользователя требуется лишь выбрать, производить ее с помощью сервера Adobe.com, другого сервера, или электронной почты и указать адреса получателей. После того, как они заполнят форму и отошлют данные, Adobe Acrobat организует работы с ними с помощью функции Track Forms (Отслеживание форм), которая управляет всеми активными формами (то есть рассылаемыми в данное время) и собирает всю информацию в специальный файл с ответами, полученными от пользователей, для каждой формы.

Программа Adobe Acrobat позволяет создавать формы различными способами, наиболее удобными для конкретной ситуации. Сам процесс отличается наглядностью и простотой, а также огромными возможностями по настройке элементов формы. Кроме того, с помощью программы LiveCycle Designer можно самостоятельно разработать дизайн новой формы, избегая сторонних программ, или, легко преобразовав существующие шаблоны, быстро получить готовую форму. Работа с электронными формами проста и благодаря инструментам для распространения форм и сбора информации от пользователей.

 

 

 




Поделись с друзьями

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить